UDFMerkezi

Dosyadan indirilen bir belgenin .udf uzantısıyla gelmesi ve çift tıklandığında hiçbir programın açmaması, UYAP ile çalışan hemen herkesin bildiği bir sahne. Aynı sahnenin devamı da tanıdıktır: uzantıyı değiştirmeyi denemek, sonuç alamamak, belgeyi açabilecek bir bilgisayar aramak. UDFMerkezi bu döngüyü kırmak için geliştirildi.

Bu sayfa, UDF biçiminin neden ayrı bir araç gerektirdiğini, dönüşümde neyin korunup neyin korunamadığını, elektronik imzanın süreçte nereye oturduğunu ve UYAP tarafındaki sınırların ne olduğunu anlatıyor. Ürünün kendisi ayrı bir platformdur ve udfmerkezi.com adresinde çalışır.

UDF nedir, neden ayrı bir araç gerektirir

UDF, UYAP Doküman Formatının kısaltmasıdır. Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi, belge alışverişinde kendi biçimini kullanır ve dosyadaki dilekçe, tensip, bilirkişi raporu ya da müzekkere bu biçimde saklanır. Teknik olarak UDF, içinde belgenin metnini ve biçim bilgisini tutan bir XML dosyası barındıran sıkıştırılmış bir pakettir.

Ofis programlarının bu dosyayı açamamasının sebebi budur: paketin iç yapısı, kelime işlemcilerin beklediği yapıyla aynı değildir. Uzantıyı .doc olarak değiştirmek de işe yaramaz, çünkü program uzantıya değil dosyanın içeriğine bakar. Belgeyi açmak için ya biçimi tanıyan bir editör ya da başka bir biçime çeviren bir dönüştürücü gerekir.

Formatın kendi mantığından kaynaklanan bir ayrıntı daha var: UDF, metni ve biçimlendirmeyi ayrı ayrı tutar. Metnin tamamı tek parça olarak saklanır, kalın, italik, hizalama gibi biçim bilgileri ise bu metnin hangi bölümüne uygulanacağını konum bilgisiyle işaret eder. Dönüştürücülerin kaliteleri arasındaki fark büyük ölçüde bu eşlemeyi ne kadar doğru yaptıklarından gelir; hatalı eşleme, biçimlendirmenin metinde bir iki karakter kaymış olarak görünmesine yol açar.

UDF açma: belgeyi görüntülemenin yolları

Elinizdeki bir UDF belgesini açmak için üç yol var. Hangisinin uygun olduğu, bilgisayarınıza kurulum yapıp yapamayacağınıza ve belgeyi yalnızca okuyacak mı yoksa düzenleyecek misiniz sorusuna bağlı.

Pratikte en sık yaşanan senaryo şudur: duruşma öncesi başka bir bilgisayarda ya da telefonda belgeye bakmak gerekir ve o cihazda kurulu editör yoktur. Tarayıcı tabanlı çözümün asıl değeri hız değil, kurulum yetkisine ihtiyaç duymamasıdır.

UDF dönüştürücü nasıl çalışır

Dönüştürücü, kaynak belgeyi okuyup içeriğini biçimden bağımsız bir ara modele çıkarır, sonra bu modeli hedef biçimde yeniden yazar. Bu iki aşamalı yapı sayesinde her yön için ayrı bir dönüştürücü yazmak gerekmez ve dört yön aynı doğrulukla çalışır.

UDF Word'e çevirme: neyin korunduğu, neyin korunamadığı

Dürüst bir dönüştürücü, neyi yapamadığını da söyler. Korunan alanlar: metnin tamamı, paragraf sırası ve hizalaması, girinti düzeni, kalın ve italik gibi temel biçimlendirmeler, listelerin yapısı ve tabloların satır sütun düzeni.

Birebir korunamayabilen alanlar ise şunlardır. İç içe geçmiş ve hücre birleştirmeleri yoğun tablolar sadeleşebilir. Belgeye gömülü görsellerin sayfadaki konumu kayabilir. Üstü çizili, üst simge ve alt simge gibi bazı işaretlemelerin iki biçim arasında doğrudan karşılığı bulunmayabilir. Sayfa numarası, üst bilgi ve alt bilgi düzenleri yaklaşık olarak aktarılır. Bunlar dönüştürücünün eksiği değil, iki biçimin yetenek kümelerinin farklı olmasının sonucudur.

Buradan çıkan pratik kural şudur: otomatik dönüşümün çıktısı taslaktır. Hukuki sonuç doğuran bir belgede gönderim öncesi kontrolü mutlaka insan yapmalıdır. Kontrol listesi kısa tutulabilir: paragraf sıraları, tablolar, numaralandırma, tarih ve tutar alanları.

Online editör: kurulum gerektirmeden düzenleme

Dönüşüm çıktısında düzeltilmesi gereken yerler varsa ya da belgeyi baştan UDF olarak yazmak istiyorsanız, tarayıcıda çalışan editör devreye girer. Editör A4 sayfa düzeninde çalışır; yazı tipi ve punto seçimi, kalın, italik, altı çizili, hizalama, satır aralığı, girinti, madde imli ve numaralı listeler, tablo ekleme, görsel ekleme, sayfa sonu ve sayfa numarası gibi işlemler araç çubuğundan yapılır. Belge yazılırken taslak otomatik olarak saklanır.

Editörden çıkarken belgeyi UDF, Word veya PDF olarak indirebilirsiniz. UYAP'a yüklenecek belge üretiyorsanız UDF, arşiv veya paylaşım kopyası için PDF uygun olur.

E-imza ve UDF: imzanın süreçteki yeri

Nitelikli elektronik imza, belgenin belirli bir hâlini imzalar. Bu cümle basit görünür ama süreçteki sıralamayı tamamen belirler:

1. Belge son hâline getirilir.
2. Gerekli biçime dönüştürülür.
3. En son imzalanır.

Bu sıra bozulursa imza geçersiz kalır. İmzalanmış bir belgeyi başka bir biçime çevirdiğinizde imzalanan içerik değişmiş olur; dönüşüm çıktısı imzasız olarak üretilir. Aynı şekilde imzalı bir belgeyi editörde düzenlerseniz yeni sürümün yeniden imzalanması gerekir. Belgeyi imzaladıktan sonra üzerinde yapılan en küçük değişikliğin bile imzayı bozması, elektronik imzanın hatası değil, varlık sebebidir.

İmzalama işleminin teknik tarafında bir kısıt vardır: imza sertifikanız bir kartta veya token cihazında durur ve tarayıcılar güvenlik gereği bu donanıma doğrudan erişemez. Bu yüzden imzalama, bilgisayarınızda çalışan bir imza bileşeni aracılığıyla yapılır; imzalanacak veri sizin cihazınızda imzalanır. Elektronik imzanın güncel kullanım koşulları için udfmerkezi.com üzerindeki e-imza bölümüne bakmanız önerilir.

UYAP tarafı: neyi yapar, neyi yapmaz

Bu ürünün konumlandırması tek cümleyle şudur: UYAP'a bağlanmaz, UYAP'a hazır belge üretir. Belgeyi hazırlar, dönüştürür, düzenler ve imzalarsınız; ortaya çıkan UDF dosyasını UYAP portalına kendiniz yüklersiniz.

Bu tercihin gerekçesi teknik olduğu kadar hukukidir. Resmî UYAP arayüzlerine erişim belirli kurumsal kriterlere bağlıdır ve bağımsız bir yazılım bu erişimi alamaz. Geriye kalan yol, kullanıcının kimlik bilgileri veya elektronik imzasıyla portalı otomatikleştirmektir; bu yöntem hem portal her değiştiğinde kırılır hem de avukatın oturumunu üçüncü bir yazılıma açması anlamına gelir. Bu riski almamayı tercih ettik ve bunu ürünün sınırı olarak açıkça yazıyoruz.

Hazır dilekçe şablonları

Sık kullanılan dilekçe türleri için hazır şablonlar bulunur; şablon seçilip alanları doldurulduğunda kısa sürede UDF çıktısı üretilir. Şablonların amacı hukuki içerik üretmek değil, tekrar eden biçim işini ortadan kaldırmaktır. Metnin dosyaya ve olaya uyarlanması, tarafların ve taleplerin doğruluğu her hâlükârda belgeyi hazırlayan meslek mensubunun sorumluluğundadır.

Sık karşılaşılan sorunlar

UDF ile çalışırken tekrar eden birkaç sorun var; hepsinin sebebi biçimin kendi yapısından geliyor.

Müvekkil belgesi yüklemek: gizlilik ve saklama

Bir hukuk bürosunun bulut tabanlı bir araca belge yüklemesi, üzerinde düşünülmesi gereken bir karardır; meslek sırrı yükümlülüğü bunu gerektirir. Bu yüzden çalışma biçimini olduğu gibi yazıyoruz:

• Dönüşüm çıktısı, indirebilmeniz için işlem sırasında saklanır.
• Üyeliksiz yapılan dönüşümlerin kayıtları belirli bir süre sonra otomatik olarak silinir.
• Üyelikle yapılan dönüşümler, sonradan tekrar indirebilmeniz için hesabınızın geçmiş dosyaları altında durur.
• Saklama süreleri, işlenen veri kalemleri ve talep yolları udfmerkezi.com üzerindeki KVKK metninde yayımlanır.

Uygulama önerimiz nettir: işiniz bittiğinde kayıtların silinmesini talep edin ve gerçekten gerekmeyen belgeleri hiç yüklemeyin. Bir aracın güvenli olduğunu söylemesi yeterli değildir; hangi verinin ne kadar süre nerede durduğunun yazılı olması gerekir.

Kimler kullanıyor, hangi işi kısaltıyor

Hedef kitle avukatlar, hukuk büroları, arabulucular ve bilirkişiler. Kullanım kalıpları da bu mesleklerin günlük akışına göre şekilleniyor:

• Gelen belgeyi okunur hâle getirmek. Dosyadan veya karşı taraftan gelen UDF belgesini açmak, gerekirse Word olarak alıp üzerinde çalışmak.
• Hazırlanan dilekçeyi UDF'e çevirmek. Metni alıştığınız kelime işlemcide yazıp yalnızca son adımda biçim dönüşümü yapmak.
• Kurulum yapılamayan cihazda çalışmak. Adliyede, duruşma öncesinde veya ortak kullanılan bir bilgisayarda belgeye erişmek.
• Arşiv ve paylaşım kopyası üretmek. Müvekkile gönderilecek okunur bir PDF çıkarmak.

Bu kalıpların ortak noktası, hiçbirinin büronun asıl işi olmaması. Dilekçenin içeriğini yazmak meslek işidir; onu doğru biçime sokmak, açılmayan bir dosyayı açacak bilgisayarı aramak ve aynı belgeyi üç kez farklı biçimde kaydetmek ise işin görünmeyen zaman kaybıdır. Bir aracın değerlendirilmesi gereken yer de burasıdır: haftada kaç kez bu döngüye giriyorsunuz ve her seferinde ne kadar zaman harcıyorsunuz. Cevap az sayıdaysa resmî editör yeter; belge trafiği yoğunsa ve birden çok kişi aynı belgeye dokunuyorsa tarayıcı tabanlı bir akış kendini kısa sürede çıkarır.

Sınırlar

Ürünün bugün yapmadıklarını da bir arada görmek, karar vermeyi kolaylaştırır:

• UYAP sistemine bağlanmaz; belge yüklemesi kullanıcı tarafından yapılır.
• Taranmış, metin katmanı olmayan PDF belgelerde metin tanıma yapılmaz.
• İmzalı belge dönüştürüldüğünde imza taşınmaz; çıktı imzasızdır.
• Çok karmaşık sayfa düzenleri iki biçim arasında birebir aktarılamaz; çıktı taslak olarak ele alınmalıdır.
• Hukuki içerik üretmez; şablonlar biçim kolaylığı sağlar, metnin sorumluluğu meslek mensubundadır.

UDFMerkezi, STools tarafından geliştirilen ve bağımsız olarak yürütülen bir üründür; ekibimiz hakkında bilgi için hakkımızda sayfasına bakabilirsiniz. Büronuzun ihtiyacı belge dönüşümünün ötesine geçiyorsa, örneğin dosya takibi, süre yönetimi veya cari ilişkilerin tek yerden yürütülmesi gerekiyorsa, bu bir ürün değil kişiye özel yazılım konusudur. Hangi durumda hazır ürünün yettiğini, hangi durumda yetmediğini özel yazılım rehberinde, kurum içi yazılımların kapsamını ise kurumsal yazılım nedir yazısında ele aldık.